El manejo de la caja - resumen
de Michael Palomno - curso del profesor Paul Rupire - Instituto San Pablo - 28-12-2016

La posición de la caja
-- el lugar de la caja debe ser arreglado en un lugar aislado sin tráfico de personas
-- el lugar de la caja debe ser bien arreglado en orden sin desorden
-- no deben estar más de 2 personas empleados cerca de una caja
-- esa norma de seguridad de un lugar aislado vale tb. para cheques y comprobantes
-- una caja de hoy es electrónica y el interior del software tiene que ser protegido tb. con un programa antivirus. 

El órden en la caja
Una caja contiene efectivo (monedas y billetes), además cheques y comprobantes (facturas, vaucheres etc.) en un lugar separado en la caja, todo bajo llave. El efectivo tiene que ser guardado bien en las casillas.

Una caja no debe contener demasiado plata, solo un montón limitado. 

El empleado / la empleada debe mantener la caja siempre cerrada y escondida, y el sector de la caja debe ser siempre con la puerta cerrada. 

El carácter del cajero con una caja
Manejando una caja la meta principal es de EVITAR PÉRDIDAS con pagos en efectivo, con tarjetas electrónicas, con cheques, con bonos, con comprobantes. 

La personalidad necesita características claras: 
-- se debe ser modelo ordenado sistemático
-- se debe trabajar con eficiencia así la cola no es demasiada larga
-- se debe evitar pagos de obligaciones ajenas

El cajero y su trabajo
-- procesa pagos en efectico, cheques, bonos y con comprobantes etc.
-- guarda el órden en la caja y maneja el equipo bien
-- guarda el límite de efectivo en la caja y dar el sobrante al funcionario a cargo para depositar los billetes agrupados (fajos) en la caja fuerte (caja de seguridad)

El control de la caja: el arqueo
La caja se controla CADA DÍA con un arqueo estricto riguroso 
-- contando todo y analizando las transacciones del efectivo, de cheques y de comprobantes (facturas, boletas, recibos)
-- al fin se anota e imprime el resultado. 

Control para detectar fraudes, guardar efectivo, descubrir malversaciones, errores, desperdicios, filtraciones, colectar informaciones generales, promover la eficiencia del personal.

Las funciones en una empresa con una caja
-- las funciones deben ser claras sin sobrecargar los empleados
-- no se deben juntarse funciones incompatibles como vendedor con caja etc.
-- no deben ser peleas por la caja.
-- no se debe usar la caja para prestamos personales, cambio de cheques ajenos a los procesos internos etc.

Cambiar la empleada con la caja: cambio de turno
-- en general cada persona trabajando en una caja debe tener "su caja" personal así todos los malentendidos son excluidos
-- confianza es mala y es abusada casi siempre.

En el caso cuando hay un cambio de personas con la misma caja se tiene que indicar lo que está con plazos. 

La caja fuerte
Para depósitos grandes se tiene que tener una caja fuerte en el edificio. 

Pérdidas con la caja
-- monedas falsas se debe detectar pronto y rechazar
-- billetes falsos se tiene que comunicar a la gerencia 
-- billetes dañados se tiene que cambiar
-- fraudes y hurtos: se detecta con vídeos sistema POS
-- fraude interno: se detecta con vídeo de vigilancia comparando el vídeo de vigilancia con el protocolo de actividades de la caja 
-- fraude interno puede ser: descuentos excesivos, devoluciones inexistentes, aperturas de caja sin venta, adulteración de transacciones, intercambio de etiquetado, más fraudes.

-- errores con comprobantes deben ser corregidos entre 3 meses o la pérdida va a ser perdida

Funcionarios a cargo de la caja: controladores de software, gerente financiero, cajero principal etc.
-- tienen que tener un perfil adecuado de seguridad sin criminalidades, con honestidad, organización, integridad y responsabilidad, sea un empleado del área administrativa, financiera o contable
-- controlan el software de las cajas de una empresa
-- un gerente financiero o tesorero o el cajero principal lleva el efectivo entre la caja y la caja fuerte donde está la gran parte del dinero

Los dos funcionarios de cargo
-- uno lleva el efectivo anotando cada transacción para la dirección
-- otro archiva todas las compras, archiva soportes, realiza arqueos parciales, rinde cuentas al responsable.

Seguridad de la caja

Hay empresas a las cuales no importa la seguridad así cada uno tiene que instalar su seguridad. 

Hay sistemas de seguridad: 
-- seguridad física: caja fuerte, anclar bien para guardar efectivos y títulos
-- seguridad electrónica: camaras y alarmas
-- seguridad perimetral: son instalaciones en la parte exterior de la casa, camaras, muros, rejas, barreras etc. 

Seguridad integral
-- guardar los datos de la caja y más cosas en un stick por seguridad
-- el personal debe llegar en punto
-- se pone alarmas, botones de seguridad
-- se pone espejos convexos para ver todo en una sala grande en un espejo

Seguridad electrónica: camaras controlan el personal

Una empresa inteligente instala sistemas de control inteligentes con camaras de vigilancia para observar también los empleados / las empleadas, para 
-- evitar fraudes
-- controlar la eficiencia
-- protejer el personal de sospechas falsas y reclamos
-- salvaguardar el efectivo
-- descubrir malversaciones (empleados / empleadas sacando plata a sus bolsillos)
-- detectar errores de caja
-- detectar desperdicios (billetes falsos)
-- controlar procesos de caja

Seguridad electrónica: antivirus
-- las cajas tienen que tener el último programa antivirus

Seguridad perimetral
-- las instalaciones tienen que ser con la última tecnología: camaras, muros, rejas, barreras etc.

Seguridad externa: el transporte de efectivo
Transportar efectivos solo sale con medidas de seguridad:
-- usar un servicio de escolta para ir a casa con un vigilante para evitar asaltos (fleteo)
-- cambiar la ruta de ir a la casa de vez en cuando porque hay claves de seguridad o plata y los choros son atentivos
-- guardar bien a anomalidades en la ruta.

Clientes a la caja

Clientes con problemas o faltas se pide fuera de la cola a otro lado así no bloqueen la cola y por la razón de seguridad. 

10 conclusiones

1. La seguridad cuesta mucho y por eso los productos son más caros. 

2. Puede ser que el personal roba más que los clientes.

3. Una caja desordenada provoca colas largas. 

4. Una caja con virus que no funciona provoca colas largas. 

5. Cajeros y cajeras correctos valoran mucho. 

6. El arquitecto de una casa o de la decoración interior es decisiva para poner la caja al lugar protejido. 

7. Para superar el trabajo en una caja se tiene que dormir bien antes del trabajo y estar sano/a con garantía. 

8. El trabajo en una caja es con muchos clientes que pueden tener enfermedades - así faltan medicamentos de emergencia en una caja o al menos en la cartera. 

9. Para minimalizar problemas cada cajero/a debe tener su propia caja.

10. Toda la seguridad no vale cuando el tesoro / la caja fuerte es mal anclada y se puede robar la caja fuerte. 

Vocabulario

la adulteración = la falsificación
al azar = por acaso
el arqueo = el control de la caja contando todo, análisis de las transacciones del efectivo, de cheques y de comprobantes
la caja fuerte = la bóveda, cubo en acero sellado con chapa de seguridad con un cógido
el cajero principal = la persona que mantiene el efectivo de una empresa con la caja fuerte
el comprobante = factura, boleta, recibo
el contenido de una caja = efectivo, cheques, comprobantes (facturas, boletas, recibos)
el conteo = contar cosas
cotejar = comparar
el cronograma = lista de pagos y obligaciones para procesar
el descuadre = el evento malo
el desempeño = la ejecución
el desperdicio = papel de basura = billetes falsos
la devolución = devolver
el egreso = salida de plata, pagos, préstamos, tributos etc. con pruebas: facturas, boletas, recibos
el fajo = billetes agrupados
el faltante = cuando falta plata
el fleteo = ataque con robo = asalto
el ingreso = viene plata por ventas, cobranzas, préstamos
la malversación = sacar plata en su bolsillo en lugar de ponerlo en la caja
la recuperación = cobrar una deuda
resaltar = acentuar
la seguridad física: caja fuerte, anclar bien para guardar efectivos y títulos
la seguridad electrónica: camaras y alarmas
la seguridad perimetral: son instalacinoes en la parte exterior de la casa, camaras, muros, rejas etc.
el sobrante = cuando hay demasiado plata que no es procesada
el tope = el límite que una caja puede contener, es diferente según la empresa